Kiến thức
Cách tạo và sử dụng mã vạch hiệu quả trong quản lý bán hàng
24 Tháng Mười Hai, 2022
Mã vạch đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới và có công dụng đặc biệt to lớn trong lĩnh vực thương mại. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người, đặc biệt là các nhà kinh doanh bán lẻ, vẫn chưa biết cách tạo và ứng dụng mã vạch.
Mục Lục
Mã vạch là gì? Các thiết bị cần để tạo và sử dụng mã vạch
Nhiều người vẫn hay nhầm tưởng rằng mã vạch là bộ mã có các đường kẻ dọc trắng và đen, còn dạng mã được thể hiện dưới hình vuông là mã QR. Thật ra, mã vạch là tên gọi chung của các loại mã được mã hóa và dán lên bề mặt sản phẩm, dùng để thể hiện thông tin của sản phẩm.
Dần dần theo thời gian, mã vạch ngày càng chứng minh được sự hữu ích của mình và được nhiều người đầu tư nghiên cứu. Mã vạch hiện nay có nhiều hình thức hơn. Được phân loại ra thành mã vạch tuyến tính, mã vạch 1 D (các sọc đen trắng) và mã vạch ma trận, mã vạch 2 D (mã QR là dạng phổ biến nhất của loại này).
Để sử dụng mã vạch, người bán hàng cần có phần mềm tạo mã, máy in mã vạch, và máy quét (máy đọc) mã vạch.
Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên tích hợp mã vạch khi bán hàng online
Ứng dụng cách tạo mã vạch trong kinh doanh online
Đa số mọi người sẽ nghĩ rằng mã vạch chỉ có ứng dụng trong quản lý sản phẩm. Tuy nhiên, mã vạch còn có tính ứng dụng rộng rãi và đa nhiệm hơn thế. Không chỉ sản phẩm, bạn có thể gán mã vạch với bất cứ thứ gì để lưu trữ thông tin, chúng sẽ có cùng cách thức hoạt động và giúp việc truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác.
Để có thể ứng dụng cách tạo mã vạch hiệu quả khi bán hàng online, người kinh doanh cần một nền tảng quản lý bán hàng giúp bạn các quy trình tạo và sử dụng mã vạch.
Đa số các nền tảng quản lý hiện nay đều có tích hợp ứng dụng mã vạch, trong đó, GoSELL là nền tảng đang được ưa chuộng nhất và có các ứng dụng thông minh, hiệu quả.
Quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng là vấn đề khó nhằn với nhiều người kinh doanh. Rất nhiều người nghĩ chỉ là bán lẻ một vài món hàng, việc quản lý sẽ không thành vấn đề. Tuy nhiên, hàng hóa không chỉ cần quản lý về số lượng, mà còn mẫu mã, màu sắc, kích thước…
Có thể bạn buôn bán ít sản phẩm, nhưng các sản phẩm bạn bán đều có nhiều mẫu mã, màu sắc… Và trong mỗi phân loại hàng hóa đó lại có số lượng khác nhau để quản lý. Lúc này, áp dụng cách tạo mã vạch là phương án vừa đơn giản vừa hiệu quả.
Sau khi phân loại xong các mặt hàng kinh doanh, hãy gắn cho chúng một mã vạch nhất định. Như vậy, mỗi lần nhập kho bạn chỉ cần in thêm mã vạch cho chủng loại đó. Quá trình kiểm kê kho cũng đơn giản hơn khi chỉ cần quét mã vạch là có thể nắm mọi thông tin về số lượng tồn kho. Việc này vừa giảm đáng kể thời gian quản lý, mà việc lưu trữ hàng hóa lại được tối ưu.
Quản lý sản phẩm
Ứng dụng phổ biến nhất của mã vạch là để quản lý sản phẩm. Khi sản phẩm đã được dán mã vạch, không chỉ giai đoạn lưu kho được đơn giản quy trình quản lý, các giai đoạn bán hàng khác cũng hoạt động hiệu quả hơn. Khi lên đơn hàng cho khách, quét mã vạch sẽ giúp bạn nhập thông tin sản phẩm nhanh và chính xác hơn so với khi tự nhập thông tin. Cũng giống như khi bạn đi siêu thị, đây là cách được hầu hết các siêu thị áp dụng để đẩy nhanh tốc độ xuất hóa đơn.
Với các sản phẩm có mã vạch giống nhau, số lượng sẽ tự cộng thêm và nhân thêm giá tiền. Người bán không cần kiểm tra mẫu mã, các thông số, giá tiền và thậm chí cũng không cần tự tính toán.
Xem thêm: Cách tạo mã vạch với hệ thống GoSELL
Hệ thống quản lý còn giúp bạn tính toán số lượng hàng hóa tự động. Ví dụ mỗi lần nhập hàng mới, hệ thống sẽ tự động tính tổng số dư trong kho (hoặc trong từng kho nếu bạn có nhiều chi nhánh). Và mỗi khi có đơn hàng, hệ thống cũng sẽ trừ đi số lượng trong kho với sản phẩm có cách tạo mã vạch tương ứng. Như vậy, người bán hàng không cần tốn thêm thời gian mà số lượng hàng hóa vẫn được cập nhật thường xuyên một cách tự động và bảo đảm chính xác.
Tạo mã vạch để quản lý nhân viên
Ngoài việc gán mã vạch cho sản phẩm, mã vạch còn có thể gán cho con người cụ thể để mã hóa các thông tin liên quan đến người đó, thuận tiện khi cần truy xuất. Ở trường hợp này là nhân viên bán hàng.
Khi nào cần quản lý nhân viên bằng mã vạch
Trong trường hợp shop có nhiều khách hàng, đôi khi sẽ là quá sức nếu chủ shop phải thường xuyên phải phản hồi, tư vấn cho nhiều khách cùng lúc, vừa phải chốt đơn, gói hàng… Khi việc kinh doanh phát triển hay mở rộng, tuyển thêm nhân viên là cần thiết. Nhưng khi có thêm người thì bài toán quản lý lại tăng thêm. Đó là lý do GoSELL đã mở rộng tính năng của mã vạch, cho phép người bán dùng mã vạch để quản lý nhân viên.
Tạo mã vạch quản lý nhân viên
Thường thì cách tạo mã vạch sẽ tạo ra mã vạch gắn với một nhân viên cụ thể. Và sẽ lưu trữ các thông tin cơ bản như họ tên, email…
Ngoài ra, còn có thêm các thông tin về nhiệm vụ như quản lý kho, tính tiền, chăm sóc khách hàng… Và nếu cửa hàng bạn có nhiều chi nhánh, bạn có thể chỉ định cho một nhân viên sẽ phụ trách những chi nhánh nào. Ứng với nhiệm vụ được phân công, người bán có thể giao việc chi tiết hơn và các thao tác của nhân viên khi làm việc cũng được lưu lại trên hệ thống.
Ví dụ: Nhân viên được giao chăm sóc khách hàng sẽ được phân bổ những nhóm khách hàng tương ứng. Và kết quả sẽ được ghi chú lại trên cùng nền tảng quản lý để chủ shop có thể theo dõi được. Tương tự cho nhân viên bán hàng, thông tin các đơn hàng cũng sẽ lưu tên nhân viên tạo đơn. Chủ shop có thể theo dõi tiến độ, năng suất làm việc theo thời gian thực và cũng thuận tiện đánh giá, khen thưởng nhân viên công bằng và minh bạch.
Quản lý khách hàng
Khách hàng là người sẽ trả lương cho mình, bất kể bạn đang kinh doanh ngành nghề nào. Vì thế, thông tin khách hàng càng quý giá và càng cần thiết phải quản lý. Khi gắn mã vạch cho mỗi khách hàng, các thông tin về họ sẽ được lưu lại và tự động cập nhật sau mỗi lần mua hàng.
- Thông tin liên lạc: tên, số điện thoại, địa chỉ, email…
- Chi tiết đơn hàng: mặt hàng, mẫu mã, số lượng, mức giá…
Thông tin về khách hàng sẽ có 2 nhóm chính kể trên. Và các thông tin về đơn hàng sẽ là căn cứ để bạn phân loại nhóm khách hàng theo sở thích, nhu cầu, thói quen mua sắm, mức chi tiêu… Từ đó lên các chiến dịch bán hàng, marketing phù hợp với từng nhóm.
Tư vấn dễ dàng
Khi cần truy xuất thông tin, mã vạch cũng giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng nhanh hơn. Truy xuất thông tin nhanh chóng và đầy đủ sẽ giúp người bán kịp thời tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng đúng với nhu cầu của họ.
Chăm sóc hiệu quả
Hậu mãi, chăm sóc, giữ chân và gia tăng doanh thu từ khách hàng cũ là điều nhiều doanh nghiệp mong muốn thực hiện. Khách hàng cũ là những người đã tin tưởng và lựa chọn mua sắm từ cửa hàng của mình, nên có những chiến lược chăm sóc tốt để khuyến khích họ quay lại cửa hàng bạn. Việc này chắc chắn sẽ tiết kiệm nhiều kinh phí hơn so với tìm kiếm và thu hút khách hàng mới.
Và khi quản lý khách hàng bằng mã vạch, việc lưu trữ thông tin khách hàng sẽ tối ưu hơn và hỗ trợ tốt hơn cho các chiến dịch sau này.
Biết cách tạo mã vạch hợp lý sẽ giúp công việc quản lý bán hàng của bạn nhẹ nhàng, dễ dàng hơn. Nhờ đó người bán sẽ có nhiều thời gian hơn để đầu tư cho việc mở rộng kinh doanh hoặc lên các định hướng trong tương lai. Với nền tảng quản lý của GoSELL, bạn sẽ có sự hỗ trợ toàn diện và chuyên nghiệp hơn từ những công việc đơn giản hay giúp bạn lên các chiến lược lâu dài.
