Kiến thức

Tại sao cần phải theo dõi và quản lý tồn kho?

10 Tháng Một, 2024

Trong kinh doanh, quản lý tồn kho và kiểm soát được quá trình lưu chuyển hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng. Hàng tồn kho thay đổi liên tục trong suốt ngày. Doanh số bán hàng, hàng trả lại, hàng mới bán, thậm chí cả hàng hư hỏng và trộm cắp – đều ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho của bạn. Mặc dù khó khăn nhưng theo dõi tất cả hàng hóa trong thời gian thực là một trong những công việc quan trọng nhất để kinh doanh bán buôn hoặc bán lẻ thành công. Sau đây là 10 lý do tại sao việc theo dõi và quản lý chính xác hàng tồn kho cần phải được ưu tiên hàng đầu.

Ít bỏ lỡ cơ hội bán hàng

Khi bạn không có một báo cáo hàng tồn kho chính xác, bạn rất dễ hết hàng tồn cho sản phẩm, và khi khách hàng muốn mua sản phẩm đó mà đã hết hàng, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội bán hàng, gia tăng doanh số.

Thay vì dựa vào trí nhớ của bạn hoặc đến thăm kho hàng để kiểm kê và quyết định nhập mặt hàng nào, hãy sử dụng báo cáo tồn kho cập nhật để:

• Xem nhanh những sản phẩm bạn sắp hết hàng
• So sánh lượng hàng tồn của bạn với những mặt hàng đang bán chạy
• Đặt lại đơn đặt hàng trước khi hết hàng

Để quản lý kho hiệu quả bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý kho. Tùy thuộc vào phần mềm quản lý hàng tồn kho bạn sử dụng, bạn cũng có thể đặt mức tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng. Ví dụ bạn đặt mức tồn kho tối thiểu cho sản phẩm A là 20 sản phẩm. Sau đó, bạn có thể xem danh sách các sản phẩm đang ở dưới mức tồn kho tối thiểu đó, đặt và gửi đơn mua hàng mới một cách nhanh chóng.

Tiền mặt được đầu tư tốt hơn

Việc nhập hàng và duy trì tồn kho sẽ tốn nhiều vốn và tiền mặt của bạn. Để thành công trong lĩnh vực bán lẻ, bạn cần đầu tư tiền mặt của mình một cách khôn ngoan bằng cách mua hàng với số lượng phù hợp cho từng sản phẩm. Nếu bạn mua quá nhiều hàng sẽ có thể không bán hết, làm tăng lượng tồn kho của mình. Nếu bạn mua hàng quá ít, sẽ không đủ tồn kho để bán cho khách hàng. Bạn cần đặt số lượng hàng vừa đủ để duy trì doanh số bán hàng và ngăn chặn tình trạng hết hàng. Nhưng nhớ không nhập quá nhiều hàng đến mức nhiều mặt hàng chỉ chất đầy trên kệ.

Bạn cần giữ báo cáo hàng tồn kho chính xác. Từ đó bạn có thể nhanh chóng xác định các sản phẩm bán chậm, bạn có thể đánh dấu và loại bỏ chúng . Điều này giúp giải phóng tiền mặt để đầu tư vào các sản phẩm mới, đầu tư vào quảng cáo và tiếp thị…

Xem thêm: Quản lý kho: 3 khó khăn thường thấy của doanh nghiệp

Báo cáo quản lý tồn kho chính xác hơn

Báo cáo kho hàng chính xác tạo ra các giá trị, số liệu chi phí hàng tồn kho chính xác – điều này cần thiết cho độ chính xác của một số báo cáo tài chính nếu bạn sử dụng kế toán theo chi phí hàng bán. Phương pháp này liên kết chi phí với mỗi lần bán hàng. Khi báo cáo chính xác hàng tồn kho sẽ cung cấp các số liệu quan trọng đối với bảng cân đối kế toán cũng như các báo cáo chi phí bán hàng và báo cáo lãi lỗ của bạn. Nhiều quyết định quan trọng trong quản lý dựa vào các số liệu báo cáo này.

Phát hiện vấn đề sớm

Nếu bạn đang theo dõi chính xác mức độ tồn kho của mình, bạn sẽ phát hiện ra các vấn đề ngay lập tức, thay vì phải đợi hàng tháng sau khi kiểm kê kho hàng diễn ra. Khi phát hiện sớm vấn đề về tồn kho sẽ giúp tiết kiệm cho bạn rất nhiều tiền. Bạn có thể phát hiện vấn đề về quy trình quản lý kho hàng của mình hoặc lỗi do sai lầm của nhân viên bán hàng khi tạo đơn hàng… Để phát hiện sớm vấn đề trong tồn kho, bạn cần liên tục đối chiếu giữa việc mua và bán thông qua một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được duy trì chặt chẽ.

Xem thêm: Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Khách hàng hài lòng hơn

Báo cáo hàng tồn kho chính xác cũng giúp bạn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Bạn có thể biết được mặt hàng nào khách ưa chuộng và nhập về liên tục để bán cho khách, từ đó khiến họ hài lòng hơn. Hoặc khi khách hàng nói rằng họ chưa nhận được một trong các sản phẩm mà họ đã đặt, bạn có thể kiểm tra báo cáo của mình và xác nhận rằng sản phẩm khách đặt vẫn còn nằm trong kho.

Tương tự như vậy, nếu bạn thường xuyên cập nhật mức tồn kho, bạn có thể sớm xác định các lô hàng có vấn đề trong quá trình giao hàng cho khách. Và nếu hệ thống kho hàng của bạn được cập nhật với các đơn đặt hàng, bạn sẽ có thể bán cho khách hàng những sản phẩm khách muốn vì bạn biết đang có nhiều sản phẩm cùng chủng loại đang nhập về. Bằng cách luôn biết được vấn đề gì đang diễn ra với hàng hóa của mình, bạn có thể thông báo kịp thời cho khách hàng, từ đó gia tăng niềm tin của khách hàng vào Doanh nghiệp của bạn. Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, niềm tin của khách hàng là một tài sản vô giá.

Bán hàng hiệu quả

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ dễ dàng biết được mặt hàng nào sắp hết hàng, mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm hàng đáp ứng nhu cầu của thị trường. Bạn cũng có thể biết được mặt hàng nào tồn kho quá lâu để có kế hoạch xả hàng kịp thời bằng cách tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá để đẩy hàng tồn, quay vòng vốn. Với phần mềm quản lý kho hàng, giúp việc bán hàng hiệu quả hơn rất nhiều.

Đặt lại hàng hiệu quả

Việc sắp xếp đặt lại hàng sẽ nhanh chóng và dễ dàng nếu báo cáo tồn kho của bạn cho bạn biết chính xác tình trạng hàng hóa trong kho. Thông qua các ứng dụng quản lý tồn kho như GoSELL, bạn có thể theo dõi chính xác lượng hàng trong kho, biết mặt hàng nào sắp hết để nhanh chóng đặt hàng. Quản lý tồn kho bằng ứng dụng giúp bạn quản lý có phương pháp và hệ thống thay vì phải kiểm đếm từng mặt hàng trên kệ trước khi đặt lại đơn hàng.

Nếu báo cáo của bạn đến từ hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến, bạn cũng có thể biết liệu sản phẩm của bạn đã được giao hàng từ nhà cung cấp chưa hay cần chờ thời gian giao hàng là bao lâu từ nhà cung cấp hoặc có vấn đề gì về giao hàng không giúp quản lý nhà cung cấp hiệu quả hơn….Những thông tin này là bắt buộc nếu bạn muốn kiểm soát việc đặt hàng lại.

Chống trộm cắp và giảm thất thoát hàng hóa

Hàng hóa có thể bị tổn thất theo nhiều cách từ mất hàng do trộm cắp hoặc hàng bị hư hỏng. Nhưng nếu bạn quản lý  tồn kho chính xác, bạn có thể xác định vấn đề một cách nhanh chóng. Trên các phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp đều theo dõi thông tin tồn kho chính xác theo thời gian thực, khi có lượng hàng hóa thất thoát bạn có thể biết ngay, từ đó hạn chế tình trạng mất cắp hàng. Mặc dù bạn không muốn nghĩ rằng nhân viên của bạn có thể ăn cắp, nhưng bạn phải cảnh giác. Cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn kiểm soát được tồn kho hàng chính xác là một biện pháp ngăn chặn trộm cắp tuyệt vời.

Giảm chi phí kho bãi

Khi báo cáo hàng tồn kho của bạn, cho bạn biết những gì bạn có trong kho, quá trình nhận hàng – đóng gói – giao hàng sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Qua quá trình kinh doanh lâu dài, bạn có thể dự đoán được sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào bán chậm từ đó dự đoán được tỉ lệ số lượng hàng tồn kho hợp lý cho từng chủng loại sản phẩm. Điều này giúp Doanh nghiệp tối ưu được số lượng hàng tồn hợp lý ở mức thấp nhất, nhờ đó giảm được chi phí lưu kho và kho bãi cho các sản phẩm. Mức dự trữ chính xác có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả!

Hệ thống thông tin đáng tin cậy

Thông qua một hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho tích hợp, bạn có thể chia sẻ và sử dụng thông tin chính xác, từ đó giúp điều hành Doanh nghiệp hiệu quả và có lợi nhuận. Nếu nhân viên của bạn biết rằng lượng hàng trong hệ thống của bạn luôn được cập nhật, họ sẽ tin tưởng vào phần mềm quản lý bán hàng và sử dụng nó nhiều hơn trong các nhiệm vụ của họ. Bạn sẽ nhận được dữ liệu tốt hơn để lập các báo cáo, và quản lý hiệu quả hơn trong đội nhóm.

Quản lý tồn kho hiệu quả với GoSELL

GoSELL là một nền tảng quản lý bán hàng đa tính năng có kèm theo tính năng quản lý kho hàng dành cho các nhà bán hàng. Với GoSELL bạn có thể quản lý sản phẩm và tồn kho theo tên sản phẩm, SKU hoặc mã vạch. Các sản phẩm và tồn kho của bạn có thể được đồng bộ với các sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee gom về một giao diện quản lý duy nhất là GoSELL.

Việc đồng bộ này giúp ích rất nhiều cho Doanh nghiệp trong việc tiết kiệm thời gian và chi phí, mọi hoạt động quản lý trên một nền tảng duy nhất. GoSELL giúp bạn kiểm soát số lượng tồn kho theo thời gian thực, mọi thông tin về lượng bán, hàng xuất hay nhập được được cập nhật ngay trên hệ thống quản lý.  

Đặc biệt tính năng quản lý nhiều chi nhánh. Doanh nghiệp có thể quản lý lượng tồn kho, hàng hóa bán buôn ở nhiều chi nhánh khác nhau một cách chính xác. Bạn có thể phân quyền cho từng nhân viên vào mục kho hàng để quản lý kho. Nhân viên có thể kiểm tra và sửa đổi thông tin, cập nhật trong kho hàng và nắm được mọi tình hình biến động về hàng hóa.

GoSELL là nền tảng đa năng giúp tạo website bán hàng, tạo app ứng dụng bán hàng, quản lý cửa hàng truyền thống hay thiết kế landing page, xây dựng tổng đài điện thoại ảo ….GoSELL có hơn 30 tính năng hữu ích khác phục vụ cho quản lý bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng.