Chi tiết quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

11 Tháng Mười, 2021

Tùy thuộc vào các thỏa thuận được nêu rõ trong hợp đồng ngoại thương mà chi tiết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có sự thay đổi. Tuy nhiên, xét về cơ bản quy trình này vẫn bao gồm các bước được nêu trong bài viết sau đây!

Booking tàu

Booking tàu (thuê tàu) là công việc bắt buộc phải thực hiện khi muốn xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc đặt chỗ tàu có thể được thực hiện bởi bên mua hoặc bên bán, tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, thông thường để book được tàu với giá cả cạnh tranh và nhanh nhất, các doanh nghiệp thường sẽ nhờ đến những công ty Forwarder. 

Họ sẽ thực hiện toàn bộ công tác book vé tàu, nhiệm vụ của doanh nghiệp là kiểm tra các thông tin có trên chứng nhận booking tàu, bao gồm: cảng đi – đến, ngày khởi hành, ngày cập bến, loại container, số lượng, ngày cắt máng,…

Xem thêm: 5 Điều cần quan tâm khi xuất nhập khẩu hàng hóa thương mại

Đóng hàng

Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa là đóng hàng. Hiện nay, chúng ta có hai hình thức đóng gói hàng hóa chính, gồm hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên kiện (FCL).

• Đối với hàng lẻ: Doanh nghiệp đóng hàng tại kho với đầy đủ Shipping mark cho các kiện hàng theo đúng các thỏa thuận đã đặt ra trong hợp đồng. Sau đó thuê công ty Forwarder hoặc tự vận chuyển hàng hóa đến kho hàng lẻ tại cảng biển và đóng vào container được chỉ định.
• Đối với kiện hàng nguyên: Người bán sẽ đến cảng biển và nhận container rỗng, sau đó kéo về kho và đóng hàng vào. Sau khi hoàn tất, người bán có thể thuê công ty Forwarder hoặc tự kéo container có chứa hàng trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu.

Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan sẽ được thực hiện trước thời điểm tàu khởi hành. Việc làm thủ tục hải quan sẽ diễn ra tại cảng biển nơi doanh nghiệp gửi hàng. Nhà xuất khẩu có thể tự đến và thực hiện các thủ tục hải quan hoặc ủy quyền cho các công ty Forwarder để tiết kiệm thời gian và công sức.

Bên cạnh các thủ tục thông thường, nhà xuất khẩu có thể phải thực hiện thêm các nghiệp vụ chuyên ngành, điển hình như xin giấy phép hun trùng, giấy phép xuất khẩu hoặc kiểm dịch cho kiện hàng nếu được yêu cầu.

Xem thêm: Kim ngạch xuất khẩu Việt Nam tiếp tục có những dấu hiệu khởi sắc

Phát hành B/L

Bước thứ tư trong quy trình giao nhận hàng hóa là phát hành B/L. Trước khi đóng gói hàng hóa, nhà nhập khẩu hoặc công ty Forwarder được ủy quyền có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các thông tin làm vận đơn cho bên phía vận chuyển. Sau khi kiện hàng được đưa lên tàu và rời cảng, nhà nhập khẩu sẽ được hãng tàu phát hành B/L.

Gửi – nhận chứng từ

Trong quá trình tàu chạy, người xuất khẩu sẽ phải gửi toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu. Ban đầu, nếu chưa thể thu thập và gửi đầy đủ chứng từ gốc, doanh nghiệp phải gửi file mềm để người mua có thể nắm được toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình giao nhận.

Sau đó, trước khi tàu cập bến, người bán bắt buộc phải gửi đủ các chứng từ gốc cho người mua để thực hiện quá trình thông quan và bốc dỡ hàng hóa. Các giấy tờ cần gửi sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của bên mua. Thông thường chúng sẽ bao gồm: phiếu đóng gói hàng hóa, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, B/L,…

Sau khi nhận được bộ chứng từ người nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra và chứng thực chúng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác của bộ chứng từ và hạn chế tối đa các rủi ro xuất khẩu có thể gặp trong quá trình thông quan hàng hóa.

Thông báo hàng đến

Trước ngày tàu nhập cảng ít nhất là một ngày, nhà nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc công ty Forwarder được ủy quyền. 

Lúc này, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin có trong thông báo hàng đến, bao gồm: Ngày tàu cập cảng, nơi lưu giữ hàng hóa chờ thông quan, các chi phí phải nộp,… để có sự chuẩn bị trước cho các bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa của mình.

Lấy lệnh giao hàng

Để tiến hành lấy lệnh giao hàng, người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bao gồm giấy giới thiệu, bill hàng gốc và giấy ủy quyền nếu được yêu cầu. Sau đó, người mua hàng cần cung cấp bộ chứng từ này cho công ty Forwarder hoặc tự mình gửi cho cảng tàu, sau đó đóng đầy đủ các khoản phí và lấy lệnh giao hàng.

Đăng ký các chứng nhận

Tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và chủng loại hàng hóa mà người nhận hàng có trách nhiệm đăng ký các thủ tục xin cấp chứng nhận liên quan đến kiện hàng của mình. Nếu không xuất trình được đầy đủ các chứng nhận này, lô hàng của doanh nghiệp sẽ khó lòng mà thông quan suôn sẻ.

Khai báo hải quan

Người nhập khẩu có thể mở tờ khai hải quan trực tuyến tại các phần mềm hải quan chính thống theo quy định, sau đó chờ khi tàu nhập cảng thì thực hiện thông quan. Để làm thủ tục khai báo hải quan, bắt buộc phải có đầy đủ các loại giấy tờ sau đây:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại 
• Vận đơn 
• Phiếu đóng gói 
• Giấy phép nhập khẩu 
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
• Các chứng từ, giấy tờ được yêu cầu khác.

Bước này nhà nhập khẩu có thể tự mình thực hiện hoặc thuê các công ty Forwarder đều được.

Mở, thông quan và thanh lý tờ khai

Bước kế đến trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là mở, thông quan và thanh lý tờ khai. Sau khi làm thủ tục hải quan tại cảng xong, nhà nhập khẩu cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây để mở tờ khai hải quan:

• Giấy giới thiệu
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Tờ khai phân luồng
• B/L
• Các chứng từ được yêu cầu khác (giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn cước,…)

Nếu các chứng từ này đều hợp lệ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan hàng hóa trên hệ thống một cách nhanh chóng.

Để thanh lý tờ khai, người nhập hàng cần in mã vạch, sau đó nộp lại cho hải quan giám sát 2 bộ mã vạch và tờ khai. Sau đó họ kiểm tra, đóng dấu và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ.

Dỡ hàng, vận chuyển về kho và trả container rỗng

Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa là dỡ hàng, vận chuyển về kho và trả container rỗng. Sau khi hoàn tất toàn bộ các thủ tục, lô hàng sẽ được bốc dỡ theo sơ đồ đã thỏa thuận từ trước. Người nhập hàng sẽ trực tiếp chuyển hàng về kho hoặc thuê các công ty Forwarder để điều chuyển.

Trong trường hợp hàng nguyên kiện thì sau khi rút hàng về kho xong, người bán có nhiệm vụ trả lại container rỗng nguyên vẹn cho hãng tàu.

Những lưu ý trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Trong khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau đây:

• Hãy tìm hiểu và thuê những công ty Forwarder uy tín và được đánh giá cao nhất
• Khi nhận container để đóng hàng, đừng quên kiểm tra kỹ hệ thống làm lạnh, chất lượng, hoặc các vết nứt, gãy ,… vì những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa mà đôi khi doanh nghiệp phải đền bù sau khi trả lại cảng đấy.
• Người nhận hàng cần kiểm tra kỹ các giấy tờ, seal, tình trạng container,… khi nhận hàng.
• Đừng quên lưu lại những chứng từ và giấy tờ có liên quan để sử dụng trong trường hợp phát sinh tranh chấp, khiếu nại sau này.

Trên đây là chi tiết các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Mong rằng qua bài viết này, Mediastep đã mang đến cho doanh nghiệp những thông tin tham khảo bổ ích cho quá trình hoạt động, kinh doanh của mình.